Dokumentlådor
Märkta lådor med dokument som ska transporteras till motsvarande del av den nya verksamheten.
Ska ett kontor, arkiv eller en verksamhet byta adress? Nacka Flytt hjälper till med flytt av arkiv och dokument där ordning, märkning och en tydlig leveransplan är viktiga delar av transporten.
Arkiv och dokumentlådor
Planerad fysisk transport
Företag och verksamheter
Tydlig struktur Planera arkivet efter avdelning, rum eller destination.
Fysisk transport Flytt av organiserade dokument och arkivmaterial.
Flexibelt upplägg Från mindre dokumentarkiv till större verksamhetsflyttar.
Enkel bokning Beskriv omfattningen och få offert direkt.
Ett verksamhetsarkiv kan innehålla stora mängder pärmar, dokumentlådor och annat organiserat material. När allt ska flyttas behöver det vara tydligt vad som hör ihop och var materialet ska placeras på destinationen.
Det blir särskilt viktigt när flera avdelningar, rum, hyllsektioner eller arbetsgrupper ingår i samma flytt. En genomtänkt struktur före hämtningen kan göra mottagandet på den nya adressen betydligt enklare.
Nacka Flytt fokuserar på den fysiska transporten av arkiv och dokument. Verksamheten behåller kontrollen över hur materialet klassificeras, märks och organiseras.
Uppdraget kan anpassas efter vilken typ av fysisk dokumentförvaring verksamheten använder och hur materialet är organiserat inför flytten.
Märkta lådor med dokument som ska transporteras till motsvarande del av den nya verksamheten.
Organiserade pärmar som förberetts för fysisk flytt mellan arbetsplatser eller arkiv.
Dokumentmaterial från kontor, administrativa verksamheter och olika avdelningar.
Större mängder organiserat material som behöver samordnas inom samma flytt.
Fysiska handlingar som är organiserade efter projekt, ärende eller annan intern struktur.
Förvarat material som ska flyttas från befintligt arkiv till en ny förvaringsplats.
När ett större arkiv flyttas är det praktiskt att dela upp materialet i tydliga grupper redan före transporten. Verksamheten bestämmer själv vilken indelning som passar arkivet och dess interna rutiner.
Det kan exempelvis vara efter avdelning, rum, hyllsektion eller annan intern beteckning. Märkningen kan sedan kopplas till motsvarande leveranspunkt på den nya adressen.
Materialet identifieras enligt verksamhetens egen struktur.
Lådor och grupper kopplas till rätt destination.
Materialet kan fördelas enligt den planerade leveransordningen.
Behovet av dokumenttransport ser olika ut beroende på verksamhetens storlek och hur mycket fysiskt material som fortfarande används eller förvaras.
Pärmar, dokumentlådor och administrativt material från arbetsplatser och gemensamma arkiv.
Fysiska dokument och organiserat material som verksamheten själv förbereder inför transport.
Arkiverade handlingar och dokument från administrativa avdelningar.
Äldre och aktuellt material som ska följa verksamheten till nya lokaler.
Större samlingar där flera delar av arkivet behöver hållas tydligt separerade.
Dokumentation och projektmaterial som ska flyttas tillsammans med verksamheten.
Dokument kan innehålla personuppgifter, affärsinformation eller annat material som verksamheten hanterar enligt egna interna regler. Kunden ansvarar därför för att avgöra hur dokumenten ska sorteras, märkas, förberedas och hanteras utifrån verksamhetens krav innan transporten.
Nacka Flytts uppdrag avser den överenskomna fysiska flytten. Vi tar inte över företagets ansvar för dokumentklassificering, gallringsbeslut, arkivregler eller administration av information.
Ett arkivuppdrag kan bestå av ett begränsat antal lådor eller vara en större del av en verksamhetsflytt. Det viktiga är att omfattningen blir tydlig innan transporten planeras.
Om det finns flera arkivrum, våningar eller adresser bör dessa anges redan i förfrågan. Då blir det lättare att förstå hur uppdraget är uppbyggt.
Ungefär hur mycket arkivmaterial ska flyttas?
Finns flera avdelningar, grupper eller arkivdelar?
Var hämtas materialet och vart ska det levereras?
Vilka våningar, hissar och transportvägar berörs?
När behöver arkivflytten genomföras?
Hur ska materialet fördelas på den nya adressen?
Beskriv ungefär hur mycket material som ska flyttas, hämtningsadressen, destinationen och önskat datum. Om arkivet är uppdelat på flera rum eller avdelningar kan du även ange det i förfrågan.
Vid flytt av arkiv och dokument är det praktiskt att skapa en tydlig struktur redan före hämtningen. Det betyder inte att varje enskilt dokument behöver registreras för flyttens skull. Fokus ligger i stället på att verksamheten kan identifiera de grupper av material som ska hållas samman under transporten.
En sådan indelning kan följa den struktur som redan används i verksamheten, exempelvis avdelning, arkivrum, projekt, hyllsektion eller annan intern beteckning.
Ekonomi, administration eller andra delar av verksamheten kan hållas separerade genom hela flytten.
Material från olika rum kan få egna beteckningar som följer med till destinationen.
Ett större arkiv kan delas upp i mindre sektioner utan att den befintliga ordningen behöver blandas.
Projektmaterial kan organiseras som egna grupper när verksamheten redan arbetar med en sådan struktur.
Material som ska till olika rum eller avdelningar på den nya adressen kan märkas därefter.
Verksamhetens befintliga interna beteckningar kan användas när det passar den egna arkivstrukturen.
Ett märkningssystem behöver inte vara komplicerat. Det viktiga är att verksamheten själv förstår beteckningen och att det går att se vart respektive grupp ska vid leveransen.
En kombination av avdelning, sektion och destinationskod kan exempelvis användas när ett större arkiv ska delas mellan flera rum på den nya adressen.
Exemplet är endast ett sätt att organisera flytten. Verksamheten bestämmer själv vilken märkning som passar dess dokument och interna rutiner.
Om materialet redan från början är kopplat till en leveranspunkt blir det lättare att hålla isär olika delar av arkivet när de kommer fram.
Arkivrum 1 Sektion A–C
Arkivrum 2 Sektion D–F
Kontorsarkiv Avdelningsmaterial
Arkiv A Första leveransgruppen
Arkiv B Andra leveransgruppen
Avdelningar Material till arbetsytor
Det är inte alltid möjligt att ange exakt hur många dokument ett arkiv innehåller. För transportplaneringen är det mer relevant att beskriva den fysiska omfattningen.
Finns materialet redan i lådor kan antalet anges. Om det fortfarande står i hyllor kan verksamheten i stället beskriva antal sektioner, rum eller andra tydliga enheter.
Ange ungefärligt eller känt antal när materialet redan är packat.
Använd arkivets befintliga indelning när lådantalet ännu inte är känt.
Beskriv hur många arkiv- eller arbetsrum som innehåller material.
Bilder kan komplettera beskrivningen när omfattningen är svår att uppskatta.
När material från flera delar av verksamheten ska flyttas samtidigt är en tydlig uppdelning viktigare än ett avancerat märkningssystem.
Dokument som ska till olika delar av verksamheten kan hållas som separata grupper.
Material till skilda adresser eller rum behöver kunna identifieras utan att innehållet granskas.
Om verksamheten använder egna arkivserier bör den befintliga ordningen behållas i förberedelsen.
Material som ska direkt till arbetsplatsen kan skiljas från sådant som ska vidare till arkivförvaring.
För att planera den fysiska flytten behöver vi information om mängd, placering, adresser och praktiska förutsättningar. Verksamheten ansvarar själv för dokumentens innehåll, klassificering och interna informationshantering.
Känsliga uppgifter behöver därför inte beskrivas i offertförfrågan när de inte är relevanta för själva transporten. Materialet kan i stället identifieras med neutrala interna koder eller andra beteckningar som verksamheten själv väljer.
På en större destination kan materialet behöva fördelas mellan flera våningar, rum eller avdelningar. En enkel destinationsplan gör det möjligt att koppla varje märkt grupp till rätt leveranspunkt.
Adress Vilken byggnad ska materialet till?
Våning På vilken nivå finns den nya arkivplatsen?
Rum Vilket rum eller område hör gruppen till?
Avdelning Vem ska ta emot materialet?
Ange hur arkivet är uppdelat, ungefärlig mängd, hämtningsplats och destination. Bilder kan läggas till om de hjälper till att visa omfattningen eller förutsättningarna på plats.
Inför flytt av arkiv och dokument behöver verksamheten bestämma hur materialet ska organiseras och förberedas innan den fysiska transporten börjar.
Nacka Flytt behöver framför allt kunna se vilka enheter som ska flyttas, hur de är grupperade och vart de ska levereras. Själva innehållet i dokumenten behöver inte beskrivas när det inte är relevant för transporten.
Bestäm vilket material som faktiskt ska följa med i flytten.
Håll avdelningar, projekt eller andra interna grupper tydligt separerade.
Koppla lådor och grupper till rätt destination eller intern kod.
Materialet placeras så att transporten kan genomföras enligt plan.
Löst material bör organiseras innan hämtning så att det kan hanteras som tydliga transportenheter. Hur dokumenten ska packas avgörs av verksamheten utifrån materialets karaktär och de interna krav som gäller.
För transportplaneringen är det viktigare att varje enhet är tydligt identifierad än att Nacka Flytt känner till vad dokumenten innehåller.
Håll material som hör ihop i tydligt identifierade lådor.
Organisera pärmar så att rätt ordning kan följas vid destinationen.
Separera olika projekt eller interna grupper när det behövs.
Andra fysiska dokumentenheter kan beskrivas separat i förfrågan.
Arkivmaterial kan omfattas av interna regler, lagkrav eller särskilda informationsrutiner. Därför behöver ansvaret för dokumentens innehåll hållas separat från själva transportuppdraget.
Offertunderlaget behöver normalt inte innehålla namn, personnummer, ärendenummer, medicinska uppgifter, affärshemligheter eller annan känslig information.
Använd hellre neutrala beteckningar som exempelvis “Avdelning A”, “Arkiv 2” eller en intern kod när det räcker för att identifiera materialets destination.
När transporten börjar ska det vara tydligt vilka dokumentenheter som ingår i uppdraget. Material som inte ska flyttas bör hållas separat från de grupper som är klara för hämtning.
Det som ska flyttas är tydligt avgränsat.
Varje grupp kan kopplas till rätt destination.
Olika avdelningar eller arkivdelar hålls åtskilda.
Vägen mellan arkivet och lastningsplatsen är tillgänglig.
Verksamheten vet vart materialet ska på den nya adressen.
Det finns någon som kan svara på praktiska frågor vid behov.
Om verksamheten har många dokumentgrupper kan hämtningen organiseras i en logisk ordning. Det kan exempelvis vara rum för rum, våning för våning eller enligt den destinationsordning som gäller på den nya adressen.
Vilken ordning som fungerar bäst beror på arkivets struktur och hur mottagandet ska genomföras.
Första gruppen Material till den första planerade destinationen.
Nästa grupp En separat del av arkivet hålls samman.
Fortsatt transport Flytten fortsätter enligt samma struktur.
Slutlig kontroll Verksamheten säkerställer att rätt grupper har följt med.
När destinationskoden redan finns på varje grupp blir det enklare att fördela arkivet utan att behöva öppna eller kontrollera innehållet i dokumenten.
Materialet levereras till den adress som anges i transportplanen.
Grupper kan kopplas till olika våningar när det behövs.
Destinationen kan anges per arkivrum eller annan förvaringsyta.
Material som ska vidare till arbetsgrupper kan identifieras separat.
Ange ungefärlig omfattning, hämtningsadress, destination och hur materialet är uppdelat. Då kan den fysiska flytten planeras utan att dokumentens innehåll behöver beskrivas.
En flytt av arkiv och dokument kan vara en mindre separat transport eller en del av en större verksamhetsflytt. I vissa fall ska allt material till en enda ny adress, medan andra uppdrag omfattar flera avdelningar, våningar eller mottagningsplatser.
Det viktiga är att flytten får en struktur som passar den verkliga situationen i verksamheten.
Ett begränsat antal dokumentlådor eller pärmgrupper flyttas från ett kontor till en ny adress eller arkivplats.
Flera arkivdelar flyttas samtidigt och behöver hållas tydligt separerade genom hela transporten.
Dokumentmaterial flyttas tillsammans med övrig kontorsutrustning men organiseras som en separat del av uppdraget.
Ett arkiv byter våning, rum eller avdelning utan att verksamheten byter fastighet.
Material från olika kontor eller arkiv samlas och transporteras enligt en gemensam plan.
Olika arkivgrupper ska till skilda adresser, våningar eller avdelningar och behöver kunna identifieras separat.
När ett företag eller en organisation byter lokaler sker ofta flera saker samtidigt. Arbetsplatser ska flyttas, tekniska system ska hanteras och nya lokaler ska göras klara.
Arkivtransporten kan därför planeras som en egen del av flytten. På så sätt kan verksamheten bestämma när dokumenten ska lämna den gamla adressen och när den nya arkivplatsen är redo att ta emot materialet.
Möbler, arbetsplatser och övrig verksamhet kan ha en separat flyttordning.
Dokumentmaterialet kan planeras som en tydligt avgränsad del av uppdraget.
Tekniska förändringar hanteras enligt verksamhetens egen plan.
Arkivområdet bör vara definierat innan materialet levereras.
En enkel tidslinje hjälper verksamheten att skilja på förberedelse, fysisk transport och det interna arbetet som sker efter leveransen.
Ett uppdrag behöver inte alltid gå direkt från adress A till adress B. Företag med flera kontor kan exempelvis behöva samla material från olika platser eller dela upp ett arkiv mellan flera destinationer.
Då är det extra viktigt att varje grupp är kopplad till rätt slutdestination redan före hämtningen.
Läs mer om långdistansflytt →Adress 1 Första arkivgruppen hämtas.
Adress 2 Ytterligare material kan ingå.
Destination Materialet levereras enligt planerad uppdelning.
I en större verksamhetsflytt kan vissa dokument behövas direkt på den nya adressen medan annat material kan gå till långsiktig arkivförvaring. Verksamheten kan därför skapa olika prioriteringsgrupper.
Material som behövs tidigt i verksamheten kan få en tydlig egen destination.
Dokument som fortfarande används regelbundet kan hållas som en separat grupp.
Äldre material kan märkas för en annan del av den nya arkivlösningen.
Material som omfattas av särskilda interna rutiner kan organiseras av verksamheten som en egen grupp.
En välorganiserad hämtning hjälper bara om destinationen också är förberedd. Verksamheten bör därför veta var respektive arkivgrupp ska placeras innan leveransen börjar.
Om flera avdelningar ska ta emot material kan en enkel destinationsöversikt användas för att skilja grupperna åt utan att dokumentens innehåll behöver kontrolleras.
Arkivytan är bestämd Det finns en definierad plats för materialet.
Rummen är identifierade Märkningen går att koppla till rätt område.
Mottagare är informerad Verksamheten vet vem som tar emot leveransen.
Intern ordning är beslutad Verksamheten vet hur arkivet ska organiseras efteråt.
Berätta om arkivets omfattning, adresserna och hur materialet ska fördelas på destinationen. Då kan den fysiska dokumenttransporten planeras tillsammans med resten av verksamhetens flytt.
Vid flytt av arkiv och dokument är det ofta mängden material, hur arkivet är organiserat och hur destinationen ser ut som avgör hur uppdraget behöver planeras. Nedan svarar vi på vanliga frågor inför bokningen.
Ja, uppdraget kan omfatta allt från ett mindre antal dokumentlådor till större mängder organiserat arkivmaterial. Omfattningen behöver beskrivas så tydligt som möjligt inför bokningen.
Nej. För själva transporten är det mer relevant att beskriva den fysiska omfattningen, exempelvis antal lådor, pärmgrupper, arkivsektioner eller rum.
Normalt inte. När innehållet inte påverkar transporten räcker det att använda neutrala beteckningar som avdelning, arkivgrupp eller intern kod.
Ja. Materialet bör då vara organiserat så att olika grupper går att hålla isär och koppla till rätt destination.
Det kan planeras när flera destinationer ingår i uppdraget. Ange samtliga adresser och hur materialet ska fördelas redan i förfrågan.
Ja, dokumenttransport kan ingå som en separat och tydligt organiserad del av en större verksamhetsflytt.
Verksamheten ansvarar för hur dokumenten klassificeras, förbereds och hanteras enligt de regler och interna rutiner som gäller för informationen.
Ja, om destinationsplanen är tydlig kan olika grupper kopplas till exempelvis specifika rum, våningar eller avdelningar.
Beskriv den struktur som finns och vilken del som ska flyttas. Ju tydligare uppdelningen är inför hämtningen, desto enklare blir den fysiska transporten och leveransen.
Ja. Bilder kan vara ett bra komplement när det är svårt att uppskatta mängden material eller beskriva arkivlokalen och åtkomsten.
Arkiv kan skilja sig mycket åt i storlek och struktur. Därför bygger planeringen på de praktiska förutsättningarna i det aktuella uppdraget.
Antal lådor, sektioner eller annan uppskattad fysisk omfattning.
En eller flera hämtnings- och leveransplatser påverkar upplägget.
Våningar, hissar, korridorer och vägen till lastningsplatsen behöver tas med i planeringen.
Avståndet mellan hämtningsplats och destination ingår i bedömningen.
Flera arkivgrupper eller destinationer kan kräva ett mer detaljerat upplägg.
Önskat datum och hur transporten ska samordnas med verksamheten är relevanta uppgifter.
Du behöver inte göra en fullständig inventering av varje handling för att fråga om pris. Beskriv i stället själva transportuppdraget och komplettera med de uppgifter som finns.
Typ av arkivmaterial Exempelvis dokumentlådor, pärmar eller blandat arkivmaterial.
Ungefärlig omfattning Antal lådor, sektioner, rum eller annan relevant uppskattning.
Hämtningsadress Ange var materialet finns idag.
Destination Ange vart arkivet ska transporteras.
Praktisk åtkomst Beskriv relevanta våningar, hissar och andra förutsättningar.
Önskat datum Ange när transporten behöver genomföras.
Företag och organisationer behöver själva bedöma vilka regler som gäller för de dokument som ska flyttas. För frågor om behandling och skydd av personuppgifter finns vägledning hos Integritetsskyddsmyndigheten .
För verksamheter som omfattas av särskilda regler kring arkivbildning, bevarande eller gallring finns information hos Riksarkivet . Nacka Flytts uppdrag gäller den fysiska transporten och ersätter inte verksamhetens egen juridiska eller informationsrelaterade bedömning.
Kunden ansvarar fortsatt för dokumentens klassificering, lagring, gallring, sekretess, åtkomst och övriga informationsrutiner.
Om verksamheten byter ort eller samlar arkiv från flera geografiska platser kan dokumenttransporten planeras som en del av en längre flytt. Det är då viktigt att ange samtliga adresser och vilken del av materialet som hör till respektive destination.
Läs mer om långdistansflytt →En tydlig startpunkt Ange var varje arkivgrupp finns.
Rätt destination Koppla materialet till korrekt slutadress.
Gemensam plan Samordna arkivtransporten med verksamhetens övriga flytt.
Arkivförvaltning, gallringsbeslut, juridisk klassificering, dokumentregistrering, informationssäkerhetsbedömning och beslut om behörighet är verksamhetens ansvar.
När dokumenten är organiserade enligt kundens egna krav kan den fysiska flytten planeras utifrån mängd, adresser, åtkomst och önskat datum.
Skicka ungefärlig mängd, hur arkivet är uppdelat, hämtningsplats, destination och önskat datum. Lägg gärna till bilder om de gör omfattningen lättare att bedöma.
För att planera flytt av arkiv och dokument behöver vi framför allt förstå den fysiska omfattningen, adresserna och hur materialet ska fördelas på destinationen. Följ stegen nedan för att ge ett tydligt underlag.
Börja med att ange vilken typ av arkiv eller dokumentmaterial som ska flyttas. Det kan exempelvis vara ett mindre kontorsarkiv, flera arkivrum eller en större mängd organiserat verksamhetsmaterial.
Om materialet redan är packat kan ni ange ungefärligt antal lådor. Om det fortfarande står i arkiv kan omfattningen i stället beskrivas genom exempelvis antal sektioner, rum eller tydliga grupper.
Ange på en övergripande nivå om arkivet är uppdelat efter avdelning, rum, projekt eller annan intern struktur. Dokumentens faktiska innehåll behöver normalt inte beskrivas.
Skicka adressen där materialet finns idag och vart det ska transporteras. Om flera adresser eller destinationer ingår behöver dessa anges separat.
Beskriv önskat datum och relevanta praktiska förutsättningar, till exempel våning, hiss, längre transportväg inomhus eller andra förhållanden som påverkar hämtning och leverans.
När uppdragets omfattning och praktiska förutsättningar är tydliga kan transporten bokas. Verksamheten förbereder dokumenten enligt sina egna rutiner och Nacka Flytt genomför den överenskomna fysiska flytten.
En arkivflytt blir enklare när verksamheten redan har bestämt vad som ska följa med och vart de olika grupperna ska levereras.
Material som inte ingår i uppdraget bör hållas separat, och transportklara grupper bör vara tydligt identifierade.
Rätt material är avgränsat Det är tydligt vad som ingår i flytten.
Grupperna är märkta Varje del kan kopplas till rätt destination.
Åtkomsten är förberedd Vägen mellan arkivet och transporten är tillgänglig.
Destinationen är bestämd Verksamheten vet var materialet ska placeras.
Kunden ansvarar för vilka dokument som ska flyttas, hur de klassificeras, vilka behörighets- eller sekretesskrav som gäller och hur materialet ska organiseras före och efter flytten.
Nacka Flytts uppdrag gäller den fysiska transport som har bokats. Vi erbjuder inte juridisk arkivrådgivning, dokumentklassificering, gallringsbeslut, digitalisering eller administrativ dokumenthantering inom denna tjänst.
Vissa verksamheter kan ha egna säkerhetsrutiner eller andra krav på hur specifika arkiv får lämna en lokal. Sådana förutsättningar behöver tas upp innan bokningen så att det går att bedöma om uppdraget passar tjänstens omfattning.
Verksamheten ansvarar för sina rutiner kring personuppgifter och behörighet.
Särskilda interna transportkrav behöver anges före bokningen.
Material med särskilda säkerhetskrav behöver bedömas separat innan uppdraget bekräftas.
Kunden säkerställer att verksamhetens egna krav följs före överlämning.
En välplanerad arkivflytt bygger på att verksamheten vet vilket material som ska flyttas, hur det är uppdelat och vart varje grupp ska levereras.
När dessa delar är tydliga kan Nacka Flytt planera den fysiska transporten mellan adresserna och hjälpa verksamheten att få arkivet till rätt plats.
Beskriv arkivets omfattning, adresserna och önskat datum. Ju tydligare transportuppdraget är beskrivet, desto enklare blir det att planera nästa steg.
Org nr:
556966-9236
Nacka Flytt och Transport AB är en pålitlig flyttfirma som täcker alla Stockholms kommuner.
Fyll i uppgifterna så kontaktar vi dig snabbt.
Sängbottenöverdrag 90 cm – 123 SEK
Sängbottenöverdrag 120 cm – 148 SEK
Sängbottenöverdrag 180 cm – 220 SEK
Bäddmadrasskydd 180 cm – 95 SEK
Plastöverdrag till fåtölj – 85 SEK
Plastöverdrag till 2 sits soffa – 115 SEK
Plastöverdrag till 3 sits soffa – 140 SEK
Plastsäck 125L transparent – 15 SEK
Plastsäck 350L transparent – 25 SEK
Bubbelplast 120cm x 150m rulle – 800 SEK
Silkespapper bunt – 250 SEK
Flyttlåda ny – 50 SEK
Alla priser visas efter RUT-avdrag
20-29 kvm – 70 SEK / kvm
30-39 kvm – 60 SEK / kvm
40-49 kvm – 50 SEK / kvm
50-59 kvm – 45 SEK / kvm
60 kvm och mer – 40 SEK / kvm
Alla priser visas efter RUT-avdrag